“气相色谱仪”是检测食物农残和工厂排放时经常用到的仪器，山东滕州的智恒分析仪器就是一家生产“气相色谱仪”的小工厂。
与中国 400 万家中小微工厂一样，人力有限，老板就得身兼数职：不仅要跑业务，还得盯生产、保交期。
“数字工厂”这样高大上的词汇，似乎与没有预算的小厂无缘。
但是智恒分析仪器的总经理何坤，发现他们厂里一直用来打卡的企业微信上多了一个新功能——智能表格。变革的齿轮开始转动，不会代码的他，用智能表格一步步搭起了订单、生产和质检系统，不仅提升了生产效率，还让产品更为优质稳定，赢得了更多客户信赖。
用这张表管理订单排期
生产更高效，老板也省心
“我们小工厂每一天都是在和订单打交道，有订单、有收入，才能有工资发出来给工人。一旦没能准时交付，收不到尾款，这个月就会特别紧张。”
为了确保交付准时，日常的生产排班，何坤总是亲自上阵。“拿下了一个新订单，我就在车间里‘吆喝’一下，工人听到了再开始备料、生产、组装。有了新单子，我就再去‘吆喝’一次。”有时候，晚接到的订单反而要更早出货，何坤就得重新安排生产的先后顺序。
原先订单不多时，何坤靠脑子去记就安排得过来。但是一旦单子多了，每天要生产哪单、哪一天是交付时间，就很容易记混，经常临近发货才想起来仓促排产，导致不能准时交付。
为了解决这个问题，何坤考虑过购买专业的订单管理软件，但一问价就是20万起，对小工厂而言是一笔不小的支出，“而且万一没什么效果，就全打水漂了。”但传统的Excel表格，记录起来也很麻烦，还得把格式不一的订单汇总起来，更是费时费力。
有没有又便宜、用起来又趁手的工具呢？何坤尝试了企业微信的智能表格，发现只要简单几步，就能搭建起来一个清晰易懂的订单系统，把管理生产排期变得非常容易。
以往订单一多，不同客户的交货时间、交付品种等信息就很容易混淆。但是在智能表格里，可以一键生成一张生产排期表：每个订单什么时候开始生产、哪一天发货，都看得清清楚楚；点进去还能看到产品品种、数量、发货地等更详细的信息。何坤不用再靠脑子硬记，订单多了也不会越忙越乱。
这个表其实就是甘特图效果，市面上很多甘特图软件要付费，但智能表格可以免费实现。做起来也很简单，只要填入这笔订单的下单和发货时间，就能用智能表格的“甘特视图”功能一键生成。如果客户突然要求更早发货，也不需要再去修改表格中的数据，只要在甘特视图上直接拖动，就能灵活调整生产计划，确保高效生产、准时交付。
除了何坤自己奔波找客户，智恒厂里还有四个业务员平日在外找单子。以前来了新订单，业务员就打个电话说一声，但何坤一般也在忙，不能及时更新到生产排期表里。如果等业务员有电脑了再登记订单，不仅好几天都过去了，还很容易导致订单信息错漏。
用上智能表格后，这个问题就解决了，因为智能表格在手机上就能填。只要生成一张表单，业务员在手机上就像填问卷一样方便，每次签完一个新订单，顺手就能把客户信息、发货和付款日期这些内容，清晰无误地更新到订单系统上，何坤立刻就能收到通知、安排生产。
“以前我总是什么都想着管，不仅自己累，而且越管越糊涂。现在很多事情交给智能表格自动去做，反而生产效率提高了，真的是事半功倍。”
质量有保障，客户更信赖
质检工作是保障产品质量的重中之重。所以何坤一直要求工人在组装成品前，先将关键的元部件逐个检查，登记好质检信息再组装。
但是，质检很容易沦为形式主义，这也是不少小厂都会碰到的共同问题：很多工人忙起来，就会跳过这一检验环节，下班前直接在质检表上一次性签字打勾，来应付领导的检查。
有一次，何坤出差一回来就处理了一个客户投诉，原来是一个探头零件导致的故障。如果组装前的零件质检做到位了，完全可以规避这个问题。但何坤去检查生产当天的质检表，却发现打的都是对勾。“这让我明白，只检查纸上的结果是没用的，而是要把执行的过程管起来。”
如果在大工厂，通常会再安排一个巡检人员专门负责这一件事。但小工厂的人手很有限，怎么才能把这件事管起来呢？
何坤发现，管住漏洞的关键就是要解决一个问题：防止工人在质检的时间上作弊。而这一点智能表格就能实现，不需要再找人专门监督。因为智能表格可以自动记录填表的时间，这是系统自动生成的，工人就没法篡改。这就要求工人必须在规定时间拍照上传质检结果，一旦跳过，就会对不上时间。
用流程代替自觉，不仅保障了产品的质量，出厂后返修的频次大大降低，还有效节约了组装后重新拆检的工时。每次检测完，工人只要扫描质检表的二维码，拍一张照片，选择好型号，再勾选检测的结果就行了。“多了一道检查工序，但减少了很多返工，生产效率反而提升了。”
而如此高的质检标准与规范化的流程，还为智恒赢得了更多客户的信赖与选择。
为了稳定的订单与利润，何坤主动接下了大学、科研机构的订制需求——这样的单子，要求高、有门槛，不用卷低价。
但是，高门槛的科研机构的订单，对生产的规范性也有很高的要求，比如智恒的新产品涉及到了放射性物质NI-63，工厂必须上报环保局进行审批，并且生产中要持续更新巡检日志。“客户选择我们的时候，心里就会打鼓，我们厂的规模这么小，能不能经得起这些合规的检查。”
为了确保巡检日志的填写准时、规范，何坤很快就用智能表格搭建了一套巡检系统。这套系统可以每天自动提醒工人巡检，如果工人没有按时完成，系统就会自动将何坤和工人拉到一个群里提醒他关注。而配置的方法也很简单，在智能表格里有一个叫做「自动化」的功能，在这里就可以设置自动提醒、自动拉群的条件和时间。
在与客户沟通时，何坤直接在智能表格中调取了近一年来的质检记录，没有一天遗漏，每一条的负责人、记录时间都清清楚楚、无法修改。“我们安全、规范生产的每一天，都成为了我们在客户面前的说服力。”
凭借着过硬的质量和规范化的生产流程，智恒在客户中立住了好口碑。如今，智恒研发的气相色谱仪，已经成功走进了中科院、国科大、中国矿大等多所高等学府及科研机构。
每一家精打细算的小工厂，都不容易。在客户眼里，一家优秀的小工厂不仅生产敏捷，而且性价比高，但这些都离不开工厂经营者的负重前行、忙里忙外。
在智恒的故事里，我们看到了中国小微工厂的韧性，更看见了经营者的智慧：用低成本的数字化工具，帮工厂抓好生产、赢得好口碑，更为经营者减负，让智恒能走得更远。希望他们的好方法，能被更多人看见。
